Cambios en el rol y función del Convention Bureau

El turismo de reuniones en constante evolución

Al igual que en el segmento de turismo vacacional o leisure, el turismo de reuniones se ha vuelto un sector muy dinámico, cambiante y cada vez más competitivo y exigente.

Los cambios disruptivos han sido causados principalmente por la tecnología, por las nuevas necesidades de los asistentes a las reuniones (que quieren eventos más participativos, digitales y sostenibles) y por la necesidad de los organizadores de reuniones de desarrollar eventos cada vez más eficaces, que alcancen los objetivos establecidos y maximicen la satisfacción de los asistentes.

La evolución del sector ha provocado un cambio en el rol y el funcionamiento de la mayoría de las empresas y los profesionales involucrados en el turismo de reuniones. Los destinos (a través de su DMO, Convention Bureau o departamento especializado) también tienen que adaptarse a estas nuevas realidades.

Para que un Convention Bureau sea exitoso en la coyuntura actual, es fundamental conocer bien las necesidades y los objetivos de los organizadores de reuniones (ya sean asociaciones, grandes empresas o agencias especializadas en la organizaciones de reuniones y eventos). Hay que adaptar el marketing y nuestro servicio, a sus necesidades específicas.

En los últimos años, el segmento de reuniones y eventos (MICE) se ha globalizado y ha tenido un gran crecimiento, incrementándose la oferta de destinos y de sedes de reuniones (cada vez más modernas, espectaculares y polivalentes). Este aumento de la competencia, obliga a los destinos de reuniones a lograr un mejor posicionamiento nacional e internacional, en torno a sus elementos más singulares y los valores añadidos, que ayuden a diferenciarle de sus competidores.

Durante años, muchos Convention Bureaux han tenido un rol y una actividad, centrada fundamentalmente en brindar apoyo logístico e institucional, a entidades y asociaciones que les contactaban con la intención de desarrollar un congreso o reunión en la ciudad. Normalmente eran las propias asociaciones (a través de un médico o científico local) o bien el OPC, los que se dirigían al Convention Bureau, para solicitar su colaboración. Era una función muy poco proactiva.

Viendo el potencial de este segmento y el impacto económico que genera para las ciudades, muchos Convention Bureaux se han ido profesionalizando, incrementando presupuestos, recursos humanos y actividad promocional, para captar grandes reuniones y eventos.

Los recientes cambios que han transformado el sector, han hecho que las funciones que debe desarrollar un Convention Bureau hayan cambiado, teniendo que superar su rol como simple entidad de promoción del destino y de apoyo a la organización de congresos. El Convention Bureau tiene que jugar un nuevo papel y convertirse en una herramienta básica para impulsar el desarrollo económico local e incentivar el empoderamiento (empowerment) de la comunidad científica, médica, empresarial y social del destino.

Tendencias en estructura y funcionamiento


1.- Cambios en el rol del Convention Bureau

El Convention Bureau tiene que dejar de ser una simple entidad de promoción, para convertirse un centro de inteligencia profesional del destino y una entidad más comercial, jugando un papel importante en la creación de la marca del destino y en el desarrollo económico y social de la comunidad local.

El Convention Bureau también tiene que convertirse en una herramienta clave en el posicionamiento internacional de un destino. No sólo como destino turístico, sino también como destino de inversiones, de atracción de talento y de relaciones comerciales.

2.- Líder del sector local

El Convention Bureau tiene que ser el líder que aglutine y coordine a toda la oferta MICE del destino. Tiene que facilitar el encuentro entre la oferta y la demanda y crear una seña de identidad que genere apego y orgullo entre el sector turístico local. Tiene que unificar a todo el sector en torno a una visión estratégica del destino como sede de reuniones y eventos.

Por otra parte, tiene que impulsar el desarrollo de herramientas tecnológicas y de canales de comunicación eficaces, que les faciliten el acceso a los mercados y que les ayuden a captar más reuniones.

Por último, el destino tiene que incentivar la generación de conocimiento y de negocio entre las empresas asociadas. El Convention Bureau puede tener un nuevo rol de cara al sector turístico local, proporcionando formación continua y generando espacios de networking (offline y online), que fomenten sinergias y oportunidades comerciales entre ellos. Esto conlleva un mayor sentido de pertenencia al destino, que debe ser considerada útil y beneficiosa.

3.- Más selectivos

Los Convention Bureaux son hoy mucho más selectivos a la hora de definir qué candidaturas apoyan para captar congresos. Hay que planificar con cuidado la estrategia y definir bien los congresos y reuniones que consideramos estratégicos para la ciudad.

Podemos considerar una reunión estratégica por varias razones:

  • El número de asistentes y el impacto económico que genera en el destino.
  • El beneficio que puede aportar a los profesionales de sectores de actividad locales.
  • La relevancia de la temática que se va a discutir y la repercusión mediática que puede tener.
  • La reputación del organizador.
  • El perfil de los asistentes.