El futuro de las salas de reuniones
La Asociación Internacional de Centros de Convenciones (IACC en inglés) ha publicado un estudio sobre el futuro de las salas de reuniones, tanto desde el punto de vista de su diseño, como de su uso en reuniones y eventos.
El informe, que se basa en encuestas a miembros de la asociación y a los principales operadores del sector, se llama “Predicting the meeting rooms and spaces of the future & improving meeting dynamics”.
El turismo de reuniones está en constante evolución y los cambios experimentados en las necesidades, tanto de organizadores como de asistentes, hace que la industria tenga que hacer una evaluación constante de todos los elementos que componen una reunión, adaptándolos de forma constante a las nuevas realidades y necesidades de los clientes.
El rol de la sede
Uno de los elementos fundamentales para el correcto desarrollo de una reunión, es la sede donde se celebra. Este espacio tiene que facilitar el correcto desarrollo de la reunión y aportar valor al evento, bien sea por su singularidad, su localización, su funcionalidad o sus servicios.
Los organizadores de reuniones buscan sedes que les ofrezcan:
- Elementos que faciliten la creatividad y el intercambio de conocimiento entre los asistentes a la reunión
- Flexibilidad y versatilidad para adaptarse a las necesidades de diferentes reuniones y eventos
- Servicios tecnológicos de última generación
- Espacios diseñados para facilitar el networking entre los asistentes
Relación con los participantes
El auge de internet y de los dispositivos móviles ha hecho que los presentadores y ponentes de una reunión, tengan que “competir” por la atención de los asistentes.
Ahora los asistentes a una reunión comparten la experiencia en el propio evento, con la lectura de correos electrónicos, chatear con conocidos, explorar internet o interactuar en redes sociales.
Eso hace que los organizadores y los ponentes tengan que buscar fórmulas para involucrar a los asistentes de una forma activa, que permita retener toda su atención durante la reunión.
Si la tecnología ha generado este problema, también se vuelve una solución.
Hay variadas soluciones tecnológicas que facilitan que las reuniones sean mucho más interactivas y participativas. Entre ellas, destacan las aplicaciones móviles que desarrollan centros de convenciones y hoteles para ofrecer a organizadores de reuniones y que son muy apreciadas por las nuevas generaciones.
Los Millennials que supondrán en menos de 20 años la mayor parte de los asistentes a las reuniones, no quieren eventos con formatos estándar. Demandan reuniones mucho más participativas e interactivas, donde puedan generar contenido y comunicarse directamente con organizadores y ponentes, valorando sesiones y el programa del evento.
Las reuniones como experiencias
El secreto de las reuniones eficaces, es generar experiencias significativas que dejen un recuerdo imborrable y que aporten un valor añadido a los asistentes.
Las salas de reuniones deben tener un rol importante en crear la atmósfera adecuada para ese intercambio de conocimiento e información.
Los centros de convenciones, los hoteles y otras sedes de reuniones, tienen que asumir un mayor rol de consultores con sus clientes. Tienen que aportar su experiencia en el uso de las salas y asesorar al cliente sobre diferentes formatos y montajes, que puedan ayudar al organizador a alcanzar sus objetivos, mientras que se genera una experiencia impactante para los asistentes.
Millennials
Los centros de convenciones y otras sedes de reuniones tienen que conocer las nuevas necesidades y gustos de los Millennials. Esta generación (nacida aproximadamente entre 1980 y 2000) va a suponer en algo más de 10 años, la mayor parte de los asistentes a las reuniones. Hay que dar servicio a sus demandas para mejorar su satisfacción, fidelizarles y que nos ayuden en la difusión de nuestra marca o destino.
Los Millennials demandan reuniones que les brinden oportunidades para hacer networking y sesiones que les ayuden a avanzar en su carrera profesional. Los centros de reuniones tienen que diseñar espacios informales y con estética chill out, que permitan la interacción más relajada entre los asistentes y faciliten el intercambio de información.
Elementos básicos de una sala de reuniones
Los organizadores de reuniones valoran como básicos ciertos elementos que tiene que tener una sede de reuniones:
- Singularidad – con elementos que la diferencien de la competencia
- Calidad de conexión a Internet y señal wifi – con buena velocidad y seguridad
- Calidad de elementos audiovisuales– tecnología disponible y servicio
- Calidad de la iluminación – primando la luz natural
- Espacios diseñados específicamente para facilitar el networking
- Salas flexibles que permitan diferentes formatos y montajes y se adapten a diferentes necesidades
- Dotaciones tecnológicas de última generación
- Buena localización y accesos
Nuevas formas de transmitir conocimiento
También está cambiando la forma en la que se transmite la información y el conocimiento en reuniones y eventos. Ya no funciona el formato tradicional de montaje en escuela o teatro, donde hay un ponente y la audiencia solo escucha.
Cada vez se demandan formatos más novedosos y creativos, que ayuden a los asistentes a relacionarse entre sí, incentivando la generación de contenido y su participación activa en el desarrollo del evento.
El rol de la tecnología
La tecnología se ha vuelto un elemento fundamental en la elección de una sede. Centros de reuniones y otras sedes de reuniones, deben tener actualizados sus dotaciones tecnológicos y la formación de sus empleados.
Si bien no es necesario tener la última tecnología disponible (algunos elementos son bastante caros) si es necesario tener conocimiento de la oferta disponible en el mercado y asesorar al cliente sobre diferentes proveedores locales que ofrecen soluciones de calidad.
Nuevas tecnologías como pantallas gigantes, ambientación con luces LED, beacons (enviando mensajes personalizados), hologramas, robots, realidad aumentada o realidad virtual, se irán viendo cada vez más en las salas de reuniones.
Las asociaciones y empresas cada vez se gastan más dinero en la implementación de tecnologías que ayuden a mejorar el desarrollo de la reunión y a alcanzar los objetivos establecidos.
Los centros de reuniones tienen que ofrecer servicios tecnológicos avanzados para los asistentes a reuniones, que mejoren su satisfacción. Además de ofrecer una conexión WIFI de calidad (y segura), se deberían tener estaciones de carga para dispositivos móviles, impresoras online o puntos digitales de información donde realizar gestiones y reservas relacionadas con el evento.
Por último, hay que destacar que no solo vale con tener dotaciones tecnológicas de última generación. También hay que tener unos trabajadores capacitados, que conozcan bien la tecnología y puedan resolver las dudas de organizadores y asistentes (antes y durante la reunión).
Otras necesidades de las salas de reuniones
Además de las dotaciones tecnológicas, los centros de convenciones, hoteles y otras sedes de reuniones, deben revisar:
- El diseño de sus instalaciones que permita mejorar la funcionalidad de las salas de reuniones
- La movilidad en las instalaciones para adaptarlos a poblaciones más envejecidas en Europa y Norteamérica
- El mobiliario – adaptándolo para facilitar el intercambio de conocimiento y el networking
- La gastronomía – que debe tener opciones más saludables y locales
- El servicio – que debe ser de muy alta calidad
Sobre el autor del informe: IACC, fundada en 1981 es una Asociación sin ánimo de lucro que representa los principales Palacios de Congresos, Centros de Convenciones y otras sedes de reuniones de todo el mundo. Cuenta con más de 400 miembros.
Podéis encontrar más información sobre la asociación y sus actividades en su sitio web en: http://www.iacconline.org