GUÍA DE GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN DE ACTOS EN VÍA PÚBLICA EN MADRID
Madrid Convention Bureau ha publicado una guía práctica para la gestión de permisos en la vía pública. El objetivo de esta guía es mostrar, de manera clara y sencilla, los pasos a seguir para solicitar la autorización de un evento o acto en la vía pública o espacios verdes ante el Ayuntamiento de Madrid. A su vez, se trata de una herramienta de utilidad que permite agilizar los trámites en las solicitudes y aclarar las dudas más comunes de los organizadores y planificadores de eventos.
El Ayuntamiento de Madrid tiene tipificados varios procedimientos que requieren de autorización previa por parte de la entidad gestora correspondiente. Los actos en la vía pública se clasifican en:
- Actos de Ciudad. Aquellos que por su finalidad, características y complejidad organizativa sean de interés de la generalidad de la ciudadanía o tengan un impacto alto en el conjunto de la ciudad de Madrid.
- Acontecimientos nacionales o internacionales que se celebren en Madrid en su condición de capital del Estado o de C.A.
- Celebración de actos de carácter oficial del Ayuntamiento de Madrid o de otra administración o entidad pública y eventos que se celebren en concurrencia con otras Administraciones Públicas y tengan una especial incidencia en la ciudad de Madrid.
- Actos promovidos por entidades públicas o privadas que se desarrollen en espacios y vías principales de la ciudad y dirigidos a la ciudadanía en general tengan un impacto alto en el conjunto de la ciudad de Madrid.
- Aquellos que sean declarados de interés por la Junta de Gobierno de la Ciudad.
- Actos de Distrito. Aquellos que celebrándose en la vía pública y en el ámbito de un solo distrito no tengan la consideración de acto de ciudad y faciliten la participación e interacción de los vecinos fomentando las actividades, representaciones o exhibiciones de carácter artístico, recreativo, cultural, etc.
- Actos en recintos feriales según lo establecido en la Ordenanza Reguladora de la Gestión de Recintos de Ferias y Festejos Populares de las Juntas Municipales de Distrito.
- Actos de cultura y deporte de proximidad u otras actividades análogas que sean de interés para los vecinos del distrito.
- Eventos que faciliten la participación, la solidaridad y la interacción entre los vecinos del distrito.
- Actos de especial significación social y cultural (arraigo popular) en el Distrito o en cualquiera de sus barrios.
- Actos publicitarios no considerados actos de Ciudad.
- Actos Inter – Distrito. Aquellos actos que teniendo la naturaleza de acto en vía pública afectan a la demarcación de dos o más distritos.
Una vez aclarados los temas conceptuales, la guía plantea una serie de recomendaciones a tener en cuenta antes de solicitar cualquier tipo de autorización:
- Los viernes son días muy complejos para ocupar la vía pública.
- Es recomendable evitar la ocupación del Parque del Retiro y otros parques históricos ya que son espacios muy frecuentados y se ha de evitar sobrepasar su capacidad de carga.
- Para cualquier tipo de soporte de publicidad como, por ejemplo, los roll ups, es necesario solicitar autorización además de estar descritos en la documentación entregada ante la Administración.
- Todo tipo de publicidad exterior deberá regirse por la normativa vigente (Ordenanza Reguladora de Publicidad Exterior).
- Los cortes de tráfico generan inconvenientes y riesgos aparte de una menor viabilidad del evento.
- Se ha de tener en cuenta que la afluencia de personas a cualquier acto autorizado no cause daños o alteración del mobiliario o el entorno urbano y natural.
- La documentación junto a la solicitud debe de ser presentada en papel, pero se recomienda presentar otra copia en formato digital.
- El Ayuntamiento de Madrid no se hace responsable de la guarda y custodia de los elementos del evento instalados en la vía pública.
A su vez, un factor a tener en cuenta es la documentación a presentar ante la Administración. Cada tipo de acto conlleva la cumplimentación de un formulario de solicitud específico, al que se tiene acceso de manera pública a través de la página web del Ayuntamiento de Madrid www.madrid.es, junto con la presentación de la documentación común para todos los casos. Estos requisitos incluyen:
- Mapa con la localización exacta del lugar y/o recorrido por el que transcurrirá el evento.
- Memoria técnica y descriptiva del acto o evento que se pretende realizar. En dicha memoria deben constar específicamente los siguientes datos:
- Descripción breve del evento y objetivos.
- Fecha/s y hora/s del acto.
- Fecha/s y hora/s del montaje.
- Fecha/s y hora/s del desmontaje.
- Denominación del emplazamiento del evento que ha de ser conforme al callejero de Madrid, especificando la calle, número, código postal y el distrito al que corresponde.
- La afluencia prevista por día.
- Anota la persona de contacto y su teléfono. Esa persona ha de estar disponible las 24 horas desde el inicio del montaje hasta la finalización del evento y la retirada de los elementos.
- Proyecto completo de las instalaciones y montaje.
- Certificado de instalación de todos los elementos que se han mencionado en el proyecto de instalaciones y montaje, y que requieren de una revisión o certificación.
Finalmente, la guía recoge toda la información necesaria acerca de los plazos de solicitud y las tasas aparte de los detalles de tramitación y una sección de preguntas frecuentes para clarificar la planificación a cualquier organización que desee realizar un evento en la ciudad de Madrid.
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