Impacto de la tecnología en la organización de reuniones y eventos

La influencia que la tecnología tiene en la organización de reuniones y eventos se refleja en 7 grandes elementos:

  1. Dispositivos móviles
  2. Apps
  3. Big Data
  4. Strategic Meetings Management
  5. Eventos híbridos
  6. Nuevas formas de transmitir contenido
  7. Incremento de la movilidad

Como en todo el sector turístico, las nuevas tecnologías también han tenido un efecto transformador en la organización de reuniones y eventos. En el segmento MICE podemos distinguir 2 áreas donde la tecnología ha tenido un mayor impacto:

  • La tecnología aplicada a la organización logística de las reuniones y eventos.
  • La tecnología aplicada a los servicios que se ofrecen a los asistentes a reuniones y eventos.

 

1.- Los dispositivos móviles

Se estima que en 2020 habrá 7.000 millones de personas y negocios que estarán conectados a Internet, a través de 30.000 millones de dispositivos. Esto nos indica que nuestra vida y nuestro trabajo, están intrínsecamente ligados a los dispositivos móviles.

El crecimiento de estos dispositivos hace que los organizadores de reuniones tengan que adaptar la comunicación y los servicios que ofrecen a los asistentes. Hay que recordar, que los asistentes a reuniones llevan una media de 3 dispositivos móviles (teléfono móvil, tableta y ordenador portátil).

Este dominio del canal móvil tiene repercusiones en el segmento MICE, ya que organizadores y asistentes a reuniones demandan una infraestructura tecnológica de calidad por parte del destino, de los hoteles y de las sedes de reuniones.

2.- Aplicaciones móviles

El uso de Aplicaciones Móviles (Apps) específicas para las reuniones está creciendo muy rápidamente. Las Apps se suelen usar para:

Informar – aportando contenidos a los asistentes, que ayuden a mejorar su experiencia en la reunión.

Involucrar – proporcionando a los asistentes una forma de participar activamente en el evento, en un entorno digital.

Analizar – aprovechar la información generada por los asistentes en la App, para evaluar el desarrollo del evento y la satisfacción de los invitados con el programa y los contenidos.

3.- Big Data

En los próximos años veremos como la tecnología móvil 5G permitirá el desarrollo del Internet de las Cosas, por el cual cada vez más elementos de nuestra vida cotidiana, estarán conectados a internet, intercambiando información entre ellos de forma constante.

La revolución digital permite también poder recoger gran cantidad de información personal de nuestros clientes en Internet (redes sociales, blogs o comunidades virtuales) y otras fuentes (como uso de tarjetas de crédito, uso de dispositivos móviles, sensores en sedes de reuniones o datos aportados por la propia App del evento).

Con toda esta información se puede llegar a elaborar un perfil de comportamiento y de hábitos de viaje de los asistentes, que puede ser muy útil para personalizar producto y servicio por parte de sedes, hoteles y otras empresas turísticas.

El conocer mejor a tu cliente te permite personalizar su experiencia, aumentar su satisfacción y generar más ingresos.

4.- Strategic Meetings Management (SMM)

En los últimos años ha crecido mucho el uso de programas de software específico para gestionar reuniones, que permiten tener una visión más estratégica del evento.

Entre los beneficios de usar estos programas, destacan su capacidad para lograr un ahorro energético, la reducción del riesgo (tanto financiero como legal), una mayor transparencia (beneficioso para el compliance) y un aumento de la satisfacción de los asistentes.

5.- Eventos híbridos

Una de las tendencias tecnológicas en la organización de reuniones ha sido el desarrollo de eventos híbridos, que combinan una parte presencial de la reunión, con otra virtual, a través de internet.

La tecnología ha permitido tener audiencias mucho más grandes, que no están físicamente en la reunión o evento. Los eventos híbridos pueden reducir el coste de producción, alargar la vida del evento, mejorar la participación de los asistentes y crear un nuevo canal de ingresos para los organizadores.

Pero una reunión híbrida no significa tener una retransmisión del evento por streaming. Un evento híbrido tiene que aportar algo más: mejores contenidos e interactividad con los usuarios remotos. Hay que generar contenidos que involucren y que motiven a participar a la gente que no está físicamente en la reunión.

 

6.- Nuevas formas de transmitir contenido

La tecnología también está permitiendo cambiar la forma en la que se transmite el conocimiento. Por una parte, a través del uso de herramientas tecnológicas y elementos audiovisuales como pantallas gigantes, hologramas, videomaping, proyecciones 360o, realidad aumentada y virtual o a través de robots.

Y por otra parte, por el uso que hacen los propios asistentes de sus dispositivos móviles, para transmitir en tiempo real, imágenes de la reunión, vía streaming. Los asistentes a las reuniones cada vez van a tener más capacidad de difundir lo que está pasando en el evento vía aplicaciones como Periscope, Meerkat o Facebook Live.

En el futuro los organizadores grabarán imágenes en 360o, para dar a los asistentes virtuales, una sensación más inmersiva en el evento.

7.- Tecnología para mejorar la movilidad

IATA (Asociación Internacional de Transporte Aéreo) calcula que un billete de avión cuesta hoy menos de la mitad de lo que costaba en 1999. Por contrapartida, la experiencia y servicios asociados al vuelo se han reducido drásticamente.

La conectividad, tan básica para el turismo de reuniones, puede tener una serie de elementos disruptivos que pueden alterar el ecosistema MICE. Entre ellos podemos destacar los vuelos supersónicos, el Hyperloop, los coches autónomos o los drones para transporte de pasajeros en distancias cortas.