Tendencias en la producción de eventos corporativos
El mercado de los eventos corporativos es cada vez más competitivo. La multitud de intermediarios presentes en la cadena de valor del segmento MICE, hace difícil la identificación y captación de los eventos corporativos internacionales.
Para desarrollar un buen evento hay que lograr que los organizadores alcancen las metas que se han propuesto y que los asistentes tengan una experiencia relevante y satisfactoria.
Por ello, para captar un evento internacional, hay que conocer los factores que más valoran las empresas, a la hora de decidir quien organiza su próximo evento. Estos son algunos de los principales:
- La originalidad y espectacularidad del proyecto presentado
- La personalización de la propuesta en torno a los objetivos y la cultura empresarial del cliente
- El coste total del evento
- El formato de presentación de la propuesta
Los organizadores de eventos tienen que proponer experiencias que inspiren a los asistentes y estimulen sus sentidos. Para ello, habrá que contar con sedes singulares espectaculares, una cuidada puesta en escena durante el evento, excelentes propuestas gastronómicas y elementos sorpresa.
Las empresas necesitan que los eventos que organizan sean profesionales, mágicos y memorables.
Elementos fundamentales a la hora de elaborar una propuesta para captar un evento corporativo:
Dada la fuerte competencia en este mercado, la atención y seguimiento al cliente es un elemento clave. Hay que responder a las peticiones de presupuestos en el menor tiempo posible.
Para poder personalizar al máximo nuestra propuesta, hay que analizar en detalle los objetivos que la empresa se plantea al organizar el evento.
El gran reto es que nuestra propuesta consiga destacar sobre el resto. Para ello, hay que enviar programas muy detallados y con propuestas originales. La maquetación de la propuesta tiene que ser muy gráfica, visual y atractiva, utilizando formatos innovadores como la producción de un video para explicar el programa propuesto.
Es fundamental saber contar una historia y buscan un hilo conductor (theme) que dé uniformidad y coherencia a todo el evento. Hay que saber explicar bien las actividades que van a desarrollar los asistentes, destacando los aspectos singulares (innovadores) de nuestra propuesta y los elementos que nos diferencian de la competencia.
Dada la importancia que tiene la participación activa de los asistentes (engagement), en la propuesta hay que plantear ideas y actividades que permitan que los participantes se involucren más y participen activamente en el evento.
Organización de eventos corporativos
A continuación vamos a dar algunas claves para mejorar la organización de eventos corporativos.
Investigación – cuanto mejor conozcamos a nuestro cliente, más fácil será presentarle una propuesta y programa que se adapte a sus necesidades y cumpla con sus expectativas.
Atención al detalle – es fundamental prestar atención a los pequeños detalles que pueden tener un efecto muy importante en la experiencia y en la percepción de los participantes.
Adaptación – hay que saber adaptar el programa al perfil y los gustos de los asistentes al evento.
Registro – hay que facilitar el proceso de registro de los asistentes desde diferentes plataformas, fomentando especialmente el registro online. El proceso de acreditación en el propio evento debe ser rápido y sencillo.
Contenido – en relación a la producción del evento, hoy en día, el contenido es el rey. Los organizadores deben producir contenidos relevantes que aporten valor a los asistentes y les ayuden en su desarrollo profesional y personal. Un buen maestro de ceremonias y una buena selección de ponentes son claves para el éxito del evento.
Flexibilidad – los organizadores deben tener la capacidad de poder cambiar el evento sobre la marcha, según las necesidades del organizador o el propio desarrollo del evento.
Foco en la cultura local – los organizadores tienen que programar actividades singulares en torno a recursos y experiencias que transmitan la identidad de la cultura local.
Gastronomía – sigue siendo un elemento fundamental en reuniones y eventos, ya que genera recuerdos perdurables. Hay que ser sensibles y ofrecer información detallada de las necesidades específicas e intolerancias alimenticias.
Vida más saludable – la sociedad tiene una mayor preocupación por su salud y el bienestar personal. Los organizadores deben responder a esta demanda ofreciendo:
- Menús más saludables
- Zonas habilitadas para el descanso o la relajación entre sesiones del programa
- Salas de reuniones con luz natural y bien ventiladas
- Clases de yoga o meditación