Meeting Design: una nueva forma de planificar reuniones y eventos
Hoy vamos a hablar del Meeting Design, para algunos la mayor revolución que hemos experimentado en los últimos años, en relación al diseño y la planificación de reuniones y eventos.
No está muy claro quien empezó a usar el termino Meeting Design, pero fue Maarten Vanneste quien lo popularizó en su libro Meeting Architecture (2008).
Maarten propone una nueva forma de pensar en la organización de reuniones y eventos, que conlleva una nueva visión de cómo diseñarlas y planificarlas. Para ello, identifica tres objetivos principales al organizar una reunión:
- Aprendizaje
- Networking
- Motivación
Según Maarten, el proceso para organizar una reunión debe tener 4 fases:
- Definir los objetivos de la reunión
- Diseñar la estrategia y el programa de la reunión basándose en esos objetivos
- Desarrollar las reuniones con nuevos métodos y formatos innovadores
- Medir los resultados conseguidos
Para lograr reuniones eficaces, los cinco principios básicos que propone el Meeting Design son:
- Planificar reuniones que puedan alcanzar los objetivos de los organizadores (meeting owner).
- Diseñar reuniones que puedan aportar un mayor valor a todos los stakeholders implicados.
- Definir programas que permitan contribuir a una experiencia más completa y satisfactoria de los asistentes, incentivando que participen activamente en la reunión y se relacionen entre sí.
- Buscar formatos y nuevas formas de comunicar, para transmitir el conocimiento de una forma más efectiva.
- Medir si se han obtenido los objetivos planteados y los niveles de satisfacción de los asistentes.
Esos objetivos se logran con innovación y con el desarrollo de eventos más participativos.
Los organizadores de reuniones tienen que pasar de tener un papel básicamente logístico, a uno más estratégico, generando un programa y unos contenidos que permitan alcanzar los objetivos planteados por la empresa.
Herramientas con las que cuenta el Meeting Designer
Contenido – teniendo en cuenta lo que comunicamos y cómo lo comunicamos. Es un elemento básico para mejorar el aprendizaje de los participantes y provocar un cambio de comportamiento.
Espacio y formato – hay que definir una serie de herramientas que nos permitan crear el ambiente y la atmósfera adecuada para dicho aprendizaje. El formato tradicional de un ponente que habla a una serie de oyentes está quedando obsoleto. Hay que involucrar a la audiencia a través de formatos de reuniones más inmersivos, como mesas redondas o talleres de trabajo. La idea es que los propios asistentes a las reuniones generen contenido que pueda crear valor para el resto de los participantes.
Pequeños detalles como la altura de la sala, la decoración de las paredes, el diseño del mobiliario, la ubicación de las sillas o la distancia entre ellas, son elementos muy importantes, que influyen directamente en la dinámica y la productividad de las reuniones.
Ponentes y formas de comunicar – los organizadores de reuniones tienen que tener en cuenta aspectos relacionados con la neurociencia o la psicología, para diseñar eventos que permitan transmitir mejor los contenidos. Está comprobado que cuando más sentidos estimulemos, mejor será la satisfacción de los participantes y más recordarán los contendidos a los que han sido expuestos.
Lo más importante es tener herramientas que permitan mantener la atención de los asistentes (cuyo umbral de atención no supera los 20 minutos) y faciliten la co-creación de contenido. Los asistentes tienen que sentirse protagonistas y no meros espectadores de la ponencia. El storytelling es una herramienta muy poderosa para hacer sesiones más amenas y que involucren más a la audiencia.
Algunos formatos novedosos y más participativos de reuniones
A continuación mostramos algunos formatos de reunión que pueden incentivar una mayor participación de los asistentes.
Open Space Technology – formato de reunión donde no hay una agenda establecida y donde no hay ponentes. Se define un tema general y son los propios participantes (con la ayuda de un facilitador) los que van desarrollando el formato de la reunión.
Campfire – sesiones con pocos participantes, sentados alrededor de un moderador que inicia el debate.
Entrevista – formato en el que el ponente, en vez de dar una presentación, contesta a las preguntas de un moderador o facilitador.
Fishbowl – formato que consiste en diseñar la sala con varios círculos concéntricos de sillas. En el centro se sitúan 4-5 sillas, que son para las personas que debaten la temática de la sesión. Hay dos formatos. El cerrado, donde solo esas 4-5 personas debaten ( y los demás escuchan) o el abierto, en la que la discusión se amplia a todos los participantes.
World Cafe – formato por el que la sala es diseñada como si fuera un café o un bar, con pequeñas mesas (de 4 o 5 personas). El facilitador o ponente lanza una temática, que se discute en la mesa y luego se ponen en común los resultados, con las otras mesas.
Freudian Walk – formato por el que la reunión o sesión se organiza al aire libre o desarrollando algún tipo de actividad física, como puede ser pasear. La idea es que esta actividad permita activar el cerebro y que la sesión sea más productiva.
Dinamarca, líderes del Meeting Design a nivel mundial
El mejor ejemplo de posicionamiento en relación al Meeting Design es Dinamarca, con su línea de trabajo Meetovation.
El concepto Meetovation se basa en conseguir el impacto deseado en el desarrollo de la reunión (return on investment) a través del uso de 4 elementos:
- Involucración activa de los participantes
- Pensamiento responsable
- Formatos creativos
- Inspiración local
1.- Involucración activa de los participantes
La participación activa de los asistentes hace que las reuniones tengan más valor, porque aumenta el networking y la difusión del conocimiento. Este “engagement” se consigue de varias formas:
Dinámicas internas de la reunión – simples cambios en el diseño de la sala que pueden facilitar la relación y el intercambio de ideas entre los participantes. Se buscan formatos diferentes de mesas o sillas, que permitan que los asistentes debatan diferentes temáticas en grupos más pequeños.
Valoraciones – usando la tecnología para conocer la experiencia de los asistentes a la reunión, en tiempo real y poder modificar el evento sobre la marcha, para adaptarse a sus necesidades.
Desarrollo – con el uso de técnicas de brainstorming, que faciliten que los asistentes aporten contenidos y puntos de vista diferentes, aportando más valor a la reunión.
Uso de juegos de rol – que permitan a los participantes ponerse en diferentes situaciones y analizar una determinada temática, pero desde diferentes ángulos o perspectivas.
2.- Pensamiento responsable
El pensamiento responsable y sostenible tiene que ser una parte esencial de cualquier reunión o evento.
Esta estrategia aporta un beneficio al medio ambiente, a los participantes y al presupuesto de la reunión. La comida sana, la actividad física y el reciclaje tienen que ser elementos básicos de cualquier reunión.
Este pensamiento responsable no solo manda un mensaje positivo, también estimula la energía de la reunión. Entre los temas a cuidar, cabe destacar:
Uso limitado de la energía – con el uso de controles de la temperatura, la insonorización y aislamiento de las salas, la iluminación de bajo coste y apagar siempre la luces cuando terminen las sesiones.
Excursiones con una misión – hacer pequeños tours que pongan en valor los recursos naturales presentes cerca de la sede de la reunión.
Revitalizar a los asistentes – por medio de la inclusión en el programa de pequeñas sesiones de ejercicio físico o sesiones de meditación/relajación.
Verde y saludable – ofreciendo en el programa opciones gastronómicas más sanas y saludables, que incorporen productos locales y orgánicos.
Visualizar el enfoque verde – potenciando la presencia de papeleras para catalogar residuos, el uso de materiales reciclables, la distribución de información en formato digital, el uso de jarras de agua en vez de botellas de plástico individuales, etc.
3.- Formatos innovadores
Los organizadores tienen que saber diseñar los diferentes espacios de la reunión de una forma más creativa, creando espacios inspiradores y que estimulen los sentidos, a través de la decoración, la iluminación y los aromas.
El objetivo es que el diseño de la sala genere energía y facilite la concentración y la creatividad de los participantes.
Entre las medidas que podemos tomar están:
Flexibilidad – usando de una forma creativa el mobiliario disponible, usando las salas de formas no convencionales o bien desarrollar el evento en zonas exteriores.
Colaboración – involucrando a los participantes en actividades fuera de lo normal y que requieren la colaboración entre ellos para alcanzar los objetivos. Un ejemplo: ponerles a preparar una comida juntos.
Atmósfera – la decoración, la iluminación y la ambientación adquieren un rol fundamental para crear el ambiente adecuado, que permita la transmisión y generación de contenido, al mismo tiempo que facilita la relación entre los asistentes.
4.- Inspiración local
Hay que facilitar que la reunión se empape de la cultura y el ambiente local. El objetivo es ofrecer a los asistentes una experiencia singular (diferente a otras anteriores), que les genere unas emociones tanto profesionales como personales, que recuerden cuando termine la reunión.
Para ello, se deben desarrollar actividades muy ligadas al destino, involucrar la gastronomía local en la reunión y contar con ponentes que transmitan los valores y las tradiciones del lugar. Lo ideal es que los asistentes tengan actividades que les permitan ponerse en contacto directo con la comunidad local.
Enlaces de Interés:
Meeting Architecture http://www.meetingarchitecture.org
Meeting Design Institute http://www.meetingsupport.org
Meetovation
http://www.visitdenmark.com/denmark/meetovation-meeting-designs